Privacyverklaring Aartsen Kids Foundation

 

1. Aartsen Kids Foundation

Aartsen Kids Foundation (hierna te noemen "AKF") is een Nederlandse organisatie. Wij zijn actief in de Europese Economische Ruimte (EER) en wij bewaren onze gegevens op servers in de EER, tenzij anders aangegeven.

Wij verwerken uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze dienstverkening, applicaties, websites en software. Dit noemen wij hierna de "Dienst". In deze privacyverklaring vatten wij samen wanneer en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen.

 

2. Algemeen

Wij kunnen bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dat weten. Toch raden wij u aan af en toe zelf te controleren of de pricavyverklaring is gewijzigd.

 

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we en voor welke doeleinden?

Er zijn een aantal manieren waarop wij uw persoonsgegevens kunnen verzamelen. In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u kunnen verzamelen. De persoonsgegevens zijn gesorteerd naar de verschillende verwerkingsdoelen. Naasy ieder doel staat hoe lang de persoonsgegevens voor dat doel worden bewaard. Indien zich wijzigingen voordoen in wettelijke bewaartermijnen, dan gaan die voor op de hieronder benoemde bewaartermijnen.

 

3.1 Verwerkingen op grond van een wettelijke grondslag

3.1.1 Administratieverplichtingen: wij bewaren deze persoonsgegevens maximaal 10 jaar

• Uw naam

• Uw email

• Uw telefoonnummer

• Uw adres

• Uw aankopen en facturen (indien van toepassing)

3.1.2 Enkel indien u als hulpverlening of docent gebruik wilt maken van onze dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken.

De reden hiervoor is dat wij deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen bij het verlenen van de dienst.

 

3.2 Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienst:

3.2.1 Algemeen: wij verwerken de persoonsgegevens noodzakelijk voor het uitvoeren van onze dienst enkel wanneer deze via de vooropgestelde formulieren, te vinden op de AKF website, ingezonden zijn.

De reden hiervoor is dat alleen AKF (via een beveiligd backoffice) deze persoonsgegevens kan inzien.

3.2.2 Wij bewaren deze persoonsgegevens maximaal tot 2 jaar na het eindigen van de dienst. 

Enkel gebruikers van de dienst dienen onderstaande gegevens dus te verstrekken. Hier is de dienst opgesplitst in twee pijlers, waarvoor verschillende persoonsgegevens verzameld worden.

Ondersteundende projecten

• Naam kind

• Geboortedatum kind

• Naam middelbare school waar het kind is ingeschreven (enkel voor Busy Bee)

• Naam ouder/voogd

• E-mailadres ouder/voogd (optioneel)

• Telefoonnummer ouder/voogd

• Adres

Belevingsprojecten

• Naam school

• Adres school

• Naam contactpersoon/docent

• Telefoonnummer contactpersoon/docent

• E-mailadres contactpersoon/docent

Indien u als hulpverlening of docent gebruik wilt maken van onze dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken. De reden hiervoor is dat deze persoonsgegevens nodig zijn om de dienst aan u te kunnen leveren. Indien u als hulpverlening een kind aanmeldt voor onze dienst 'Ondersteunende projecten', moet u toestemming hebben van de ouder(s)/verzorger(s) alvorens u als hulpverlening of docent AKF de persoonsgegevens van het kind toestuurt.

 

3.3 Verwerkingen voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen

3.3.1 Het verbeteren van onze dienstverlening: wij bewaren deze persoonsgegevens maximaal gedurende 2 jaar nadat zij zijn verzameld

• U naam

• Uw telefoonnummer en e-mail

• Een nummer om u te identificeren op onze diensten (user- of sessie-ID)

3.3.2 Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van een belangenafweging.

Wilt u de gegevens onder 3.3.1 niet verstrekken, dan vragen wij u ons dit te laten weten onder vermelding van uw motivering. Wij zullen uw motivering meenemen en nogmaals de belangenafweging maken. Indien wij na de nieuwe belangenafweging tot de conclusie komen dat u uw persoonsgegevens toch dient te verstrekken, dan kunt u onze dienst niet gebruiken indien u weigert de persoonsgegevens te verstrekken. Meer informatie over uw rechten kunt u hieronder onder het kopje 'Uw rechten' lezen.

3.3.3 Om u te informeren over onze andere diensten: wij bewaren deze persoonsgegevens totdat u aangeeft geen marketinginformatie meer te willen ontvangen

• Uw e-mailadres

U kunt uzelf afmelden voor de verwerking genoemd onder 3.3.3 door de afmeldingsinstructies te volgen die bij elke marketing e-mail zijn opgenomen. Als u zich afmeldt, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheden om u belangrijke e-mails te sturen over de dienst en uw account. Daarnaast heeft het geen gevolg voor onze mogelijkheid om uw persoonsgegevens te gebruiken zoals wij hebben beschreven in deze privacyverklaring.

 

3.4 Verwerking met uw toestemming

3.4.1 Om u (op uw verzoek) te informeren over de door u gevolgde dienst of andere door ons aangeboden diensten: wij bewaren deze persoonsgegevens totdat u aangeeft niet langer informatie over de projecten te willen ontvangen.

• Uw naam

• De organisatie waar u werkzaam bent

• Uw privé en/of zakelijk e-mailadres

3.4.2 Om u op uw verzoek te informeren en te antwoorden op uw vragen: wij bewaren deze persoonsgegevens tot maximaal 2 maanden nadat uw verzoek of vraag is afgehandeld.

• Uw naam

• De organisatie waar u werkzaam bent

• Uw e-mailadres

• Overige persoonsgegevens die u invult bij het opnemen van contact met AKF

3.4.3 Foto's (bij evenementen)

U bent niet verplicht om deze persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Indien u de persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, dan heeft dit geen negatieve gevolgen voor uw gebruik van de dienst. U kunt de dienst dus gewoon blijven gebruiken. Wij verwerken deze persoonsgegevens alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven.

3.4.4 Tracking cookies

 

4. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen of verhandelen geen enkele persoonsgegevens aan anderen.

 

4.1 Delen met verwerkers

Wij kunnen anderen vragen om te helpen bij het verlenen van die dienst. Het kan voorkomen dat deze derden hierdoor uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden worden in deze privacyverklaring verder "Verwerker" genoemd. Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij maken gebruik van de volgende soorten verwerkers:

• Opslag van (persoons)gegevens en database beheer en onderhoud;
• Hosting provider(s);
• Aanbieders van relatiebeheer software

In sommige gevallen kan de verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij informeren verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de dienst mogelijk te maken. Verwerkers mogen deze gegevens niet gebruiken om reclame te maken. 

Als u zelf aanvullende informatie aan deze verwerkers verstrekt, dan zijn wij hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de verwerker en zijn bedrijf voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

 

4.2 Delen met uw toestemming

Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld met andere partijen samenwerken om u specifieke diensten of aanbiedingen aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen.

4.3 Onze wettelijke verantwoordelijkheid

Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:

1. Redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

2. Nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;

3. Nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;

4. Nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;

5. Nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de dienst.

Wij zullen u onmiddelijk op de hoogte stellen indien een overheidsinstantie een verzoek doet dat betrekking heeft op uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen van de wet.

 

5. Bescherming van persoonsgegevens

Wij vinden het belangrijk om uw persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen en beveiligen. Wij hebben daarom de volgende passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen, om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

- We hebben fysieke en elektronische maatregelen ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.

- We gebruiken TLS (Transport Lader Security) -technologie om transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens naar ons te versleutelen, zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie over betalingen.

- Waar redelijkerwijs mogelijk worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt.

- Kwetsbaarheden in de software worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk aangepakt door de ICT afdeling van Aartsen.

Wij willen u er wel graag op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet altijd gegarandeerd kan worden.

 

6. Links naar sites van derden

Onze diensten kunnen links bevatten naar andere websites en diensten. Daarnaast kan onze dienst ook zijn voorzien van advertenties van derden. Websites en diensten van derden kunnen informatie over u bijhouden. We hebben geen controle over deze sites of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt aan derden, dan zijn wij hierbij niet betrokken. In dat geval is het privacy beleid van deze derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij raden u aan om hun privacy- en beveiligingspraktijken en hun beleid te bestuderen voordat u persoonsgegevens aan ze verstrekt.

 

7. Uw rechten

Privacywetgeving geeft u bepaalde rechten met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. De rechten die wij hieronder omschrijven zijn geen absolute rechten. Wij zullen altijd een afweging maken of wij redelijkerwijs aan uw verzoek kunnen voldoen. Lukt dit niet, of zou het bijvoorbeeld ten koste gaan van de privacy van anderen, dan kunnen wij uw verzoek weigeren. Indien wij een verzoek weigeren, laten wij dit gemotiveerd weten.

 

7.1 Recht op inzage

U heeft het recht om op te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. U kunt ons ook vragen om inzicht te geven in de verwerkingsdoeleinden, betrokken categorieën van persoonsgegevens, de (categorieën van) ontvangers van persoonsgegevens, de bewaartermijn, de bron van de gegevens en of wij wel of niet gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming. 

U mag ook vragen om een kopie van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. 

 

7.2 Recht op rectificatie

Indien de door ons over u verwerkte persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kan u ons verzoeken de persoonsgegevens aan te passen of aan te vullen.

Indien wij uw verzoek inwilligen, zullen wij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, de partijen aan wie wij gegevens verstrekken daarover inlichten.

 

7.3 Recht op het wissen van gegevens

Wilt u niet meer dat wij bepaalde persoonsgegevens van u verwerken? Dan kunt u ons verzoeken om bepaalde (of alle) persoonsgegevens over u te wissen. Of wij gegevens zullen wissen, hangt af van het verwerkingsdoeleinde. Gegevens die wij verwerken op grond van een wettelijke plicht of voor het uitvoeren van de overeenkomst, wissen wij alleen indien de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn. Indien wij gegevens verwerken op grond van het gerechtvaardigd belang, dan wissen wij gegevens alleen indien uw belang zwaarder weegt dan dat van ons. Wij zullen deze afweging maken. Verwerken we de gegevens op grond van toestemming, dan wissen wij de gegevens slechts indien u de toestemming intrekt. Hebben wij per ongeluk gegevens onrechtmatig verwerkt of schrijft een specifieke wet voor dat wij gegevens moeten wissen? Dan zullen wij de gegevens wissen. Als de gegevens nodig zijn voor de afhandeling van een gerechtelijke procedure of een (juridisch) geschil, dan wissen wij de persoonsgegevens pas na afloop van de procedure of het geschil. 

Indien wij uw verzoek inwilligen, zullen wij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, de partijen aan wie wij gegevens verstrekken daarover inlichten.

 

7.4 Beperking van de verwerking

Als u de juistheid van door ons verwerkte persoonsgegevens betwist, als u meent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt, indien wij de gegevens niet meer nodig hebben of indien u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, kunt u ons tevens verzoeken om de verwerking van die persoonsgegevens te beperken. Bijvoorbeeld gedurende de tijd die wij nodig hebben om uw betwisting of bezwaar te beoordelen, of indien reeds duidelijk is dat voor verdere verwerking van die persoonsgegevens geen rechtmatige grondslag (meer) bestaat, maar u er toch belang bij heeft dat wij de persoonsgegevens nog niet wissen. Als wij de verwerking van uw persoonsgegevens op uw verzoek beperken, mogen wij die gegevens nog wel gebruiken voor de afhandeling van een gerechtelijke procedure of een (juridisch) geschil. 

 

7.5 Recht op overdraagbaarheid

Op uw verzoek kunnen wij de gegevens die wij verwerken voor het uitvoeren van de overeenkomst of op grond van uw toestemming en die automatisch verwerkt worden, overdragen aan u of een andere door u aan te wijzen partij. Een dergelijk verzoek kunt u met redelijke tussenpozen doen. 

 

7.6 Geautomatiseerde individuele besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerkingen. 

 

7.7 Recht van bezwaar en het intrekken van toestemming

Indien wij gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, mag u bezwaar maken tegen de verwerking. Indien wij gegevens verwerken op grond van uw toestemming, dan mag u die toestemming intrekken. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de betreffende verwerkingsdoeleinden hierboven. 

 

7.8 Het uitoefenen van uw rechten

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@aartsenkidsfoundation.com.

Om misbruik te voorkomen vragen wij u, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering, u adequaat te identificeren. Dit kunt u doen door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie uw BSN én pasfoto af te schermen. 

We streven ernaar om uw verzoek, klacht of bezwaar binnen een maand te verwerken. Als het niet mogelijk is om binnen een maand een beslissing te nemen, zullen we u op de hoogte brengen van de redenen voor de vertraging en van het tijdstip waarop de beslissing naar verwachting zal worden verstrekt (niet langer dan 3 maanden na ontvangst).

 

7.9 Autoriteit Persoonsgegevens  

Heeft u een klacht over onze verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u natuurlijk graag verder. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

 

8. Contact

Als u vragen, problemen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring of onze gegevensverwerkingen, dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@aartsenkidsfoundation.com, door te bellen naar (076) 5248 250 of per post via Postbus 9555, 4801 LN - Breda